Cómo mejorar la velocidad del servicio en tu restaurante

Ofrecer un servicio rápido en tu restaurante es una excelente manera de aumentar tus ingresos y mejorar la experiencia gastronómica de tus clientes al mismo tiempo.

Dado que estos son algunos de los objetivos comerciales más importantes para cualquier propietario de restaurante, está claro que la velocidad del servicio es un área que merece tu atención.

En este artículo, te presentamos cinco tácticas para mejorar la velocidad del servicio en tu restaurante, y todo comienza con un flujo fluido de reservas de mesa.

Índice de contenidos 

• Invertir en un Sistema de Reservas de Mesas
• Realiza pronósticos precisos de ventas
• Ajusta los horarios de tu personal
• Capacita bien a tu personal de restaurante
• Aprovecha los Menús con Códigos QR
• Conclusión

Invierte en un Sistema de Reservas de Mesas

Dirigir un restaurante presenta un desafío interesante. Quieres mantener tu salón de comedor lleno mientras aseguras una afluencia saludable de nuevos clientes durante toda la noche.

Para mantener este equilibrio, es necesario encontrar formas de evitar problemas como:

• Los clientes que se quedan demasiado tiempo y no liberan su mesa
• Brechas entre reservas porque los clientes no reservan en punto
• Los clientes que llegan tarde a su reserva

Un sistema avanzado de reservas de mesas en línea con funciones que ayudan a brindar un servicio más rápido es la solución para todos estos problemas.

Este tipo de herramienta permite a los clientes reservar una mesa de acuerdo con los parámetros y políticas que establezcas, lo que te permite recuperar el control de tus reservas.

Esto incluye mostrar una visión general de los horarios disponibles en forma de plantillas de tiempo (como en el ejemplo a continuación), lo que ayuda a eliminar los espacios entre reservas.

Con los libros de papel, los restaurantes a veces aceptan reservas solo una hora antes, lo que crea lagunas en el horario y deja mesas vacías a la hora de la cena, por lo que las plantillas de tiempo te brindan más estructura y flexibilidad.

Fuente: Tablein

También puedes mostrar tu política de reservas junto con el formulario de reserva para gestionar las expectativas de los huéspedes.

En nuestro ejemplo anterior, el huésped es informado de que no deben quedarse en la mesa por más de dos horas, evitando así una conversación incómoda para tu personal de espera.

Estas intervenciones pueden parecer pequeñas, pero el potencial que tienen para acelerar tu servicio puede ser inmenso.

Por ejemplo, el restaurante Piccola Italia utiliza el sistema de reservas de mesas Tablein, el cual cuenta con todas estas funciones.

Tras implementarlo, informaron con alegría que lograron aumentar su tasa de rotación de mesas en un 50%, pasando de 1-1.5 a 2-2.5 por noche, ya que el sistema les permitió eliminar los espacios vacíos durante las horas de cena.

Además, esto trajo un aumento en los ingresos, ¡que crecieron en €400-800 por noche!

Como beneficio adicional, algunos sistemas de reservas (incluido Tablein) también cuentan con una función que envía automáticamente notificaciones a los huéspedes, confirmando su reserva y recordándoles las próximas reservas.

Aquí tienes un ejemplo:

Fuente: Tablein

Estos mensajes de recordatorio pueden ayudarte a reducir retrasos con los rezagados que olvidaron que reservaron una mesa en tu establecimiento o que recordaron mal la hora de su reserva.

Con un mensaje de confirmación y recordatorio, es mucho más probable que lleguen a tiempo.

Un sistema de reservas puede ayudarte a mantener cada noche en orden y garantizar un tráfico fluido en tu restaurante.

De esta manera, los tiempos de espera y las demoras se reducen al mínimo, allanando el camino para un servicio más rápido.

Realizar pronósticos de ventas precisos

Los restaurantes tienen su propio ritmo y no están igualmente llenos en todo momento del día.

Por lo tanto, la rapidez de tu servicio dependerá en gran medida de tu capacidad para predecir los horarios ocupados y asegurarte de estar abastecido y contar con suficiente personal presente para manejar la presión.

Por lo general, los restaurantes suelen estar más concurridos en el periodo entre las 6 y las 9 de la noche y más tranquilos fuera de esas horas. Sin embargo, las cosas podrían no ser tan simples.

Muchos factores pueden influir en los horarios concurridos de un restaurante, como su ubicación, concepto y horario de apertura.

Vamos a analizar dos casos para demostrar este punto. A continuación, encontrarás los horarios más populares de dos restaurantes en el centro de Zagreb, Croacia.

El primero es Otto & Frank, un lugar informal en una calle popular entre los turistas. Tiende a estar ocupado por la mañana debido a su cercanía al mercado de la ciudad.

Fuente: Google

Una vez que tenemos esta información, tiene sentido que este restaurante esté ocupado durante el brunch y mayormente tranquilo durante el almuerzo.

También es lógico que el tráfico aumente nuevamente por la noche cuando la gente está por la bulliciosa zona del centro de la ciudad.

Por otro lado, Nomu, un tranquilo restaurante de sushi y vinos, ubicado en una calle menos concurrida en el centro, es perfecto para un almuerzo de negocios o una cena romántica.

Fuente: Google

Por lo tanto, no es sorprendente que el tráfico aumente al mediodía y más tarde en la noche.

Predecir tendencias como estas puede ayudarte a planificar tus horarios de negocio y realizar una preparación adecuada para manejar la multitud.

Esta es la única forma de garantizar un servicio rápido para cada una de tus mesas y una rotación saludable durante los momentos de mayor actividad.

La herramienta que utilizamos para analizar nuestros dos ejemplos anteriores es Google Business.

Al reclamar tu espacio en este recurso, podrás rastrear el tráfico de clientes en tu restaurante simplemente buscando tu negocio en Google.

Fuente: Google

Otra forma aún más precisa se puede encontrar en tu sistema de reservas de mesas en línea.

Algunas de estas herramientas cuentan con capacidades de análisis que registran automáticamente los datos de las reservas realizadas y generan informes fáciles de entender para que puedas basar tus pronósticos en ellos.

Así es como se ve utilizando Tablein:

Fuente: Tablein

Los pronósticos de ventas te permiten prepararte adecuadamente para el día siguiente.

Utiliza Google o tu sistema de gestión de reservas para recopilar datos y predecir con precisión los recursos que necesitarás para un servicio rápido en todo momento del día.

Ajusta los horarios de tu personal.

Una vez que identifiques tus horarios de mayor actividad, podrás planificar los turnos de tu personal para contar con más empleados tanto en el frente como en la parte trasera del restaurante cuando haya más clientes por atender.

Esto significa que los comensales no tendrán que esperar para ser atendidos y que el servicio de alimentos podrá fluir mucho más rápido.

No ajustar el horario del personal según el tráfico de clientes en tu restaurante resultará en un personal sobrecargado que no podrá cumplir con las necesidades del servicio, así como clientes insatisfechos y medio hambrientos que se llevarán una mala impresión de tu negocio.

Fuente: Tripadvisor

Pero, ¿cómo saber cuántos miembros del personal poner en turno si solo cuentas con el número de invitados como referencia?

En realidad, existen estándares de la industria a los que puedes ceñirte en ese sentido, así que veamos cuáles son, teniendo en cuenta el concepto de tu restaurante.

En restaurantes informales, se puede esperar una tasa de rotación de mesas más alta porque a menudo a los invitados les gusta ir a estos lugares para una comida rápida.

Esto significa que los platillos servidos aquí suelen ser menos complejos, lo que implica que necesitarás menos miembros del personal de cocina para prepararlos.

Ilustración: Tablein / Datos obtenidos de: Eposnow

En un restaurante de alta cocina, la situación se vuelve ligeramente más exigente.

Puedes confiar en que los comensales permanezcan más tiempo, ya que disfrutarán de una comida de varios platos y esperarán que el personal de espera sea más atento con ellos.

Los platillos serán más complejos y requerirán habilidades de preparación y emplatado más avanzadas, por lo que será apropiado contar con más personal en la cocina.

Además, sería una excelente idea contar con un anfitrión, gerente o maître d' para encargarse de dar la bienvenida y ubicar a los invitados, logrando así una operación más fluida y una experiencia más acogedora para los clientes.

Ilustración: Tablein / Datos obtenidos de: Eposnow

Una vez que tengas claro qué tan ocupado está tu restaurante en diferentes momentos del día (es decir, ocupación de mesas y número de comidas por turno), puedes utilizar estos estándares de la industria para las necesidades de personal y así guiar cómo gestionas la programación de tu personal.

Capacita bien a tu personal de restaurante.

Es posible que cuentes con suficiente personal, pero si no están bien capacitados, la velocidad del servicio podría no ser la ideal.

La capacidad de tu personal para girar las mesas rápidamente depende de una multitud de factores, como su destreza con la tecnología de restaurantes y sus habilidades de comunicación con los invitados y otros miembros del personal por igual.

La buena noticia es que estos elementos pueden mejorarse a través de una capacitación adecuada. Para empezar, es probable que necesites capacitar a tu personal en el uso de la tecnología.

En cuanto a la tecnología, tu sistema de punto de venta (POS) es un aspecto clave aquí.

En un restaurante moderno, los camareros utilizan un dispositivo POS portátil para tomar pedidos, transmitir esos pedidos a la cocina, crear facturas y realizar pagos.

Fuente: Lightspeed

Esto es una excelente idea ya que estos dispositivos pueden acelerar el servicio al reunir todos los datos de los clientes (pedidos, modificaciones, pagos, etc.) en un solo espacio y compartirlo con otros empleados (como cocina y cajero, por ejemplo).

Sin embargo, como con cualquier otra tecnología, es necesario un cierto nivel de capacitación para que el usuario se vuelva competente.

Afortunadamente, algunos proveedores de sistemas POS tienen en mente a los servidores, así que elige uno con excelentes funciones de capacitación.

Fuente: Lightspeed

Por ejemplo, Lightspeed (anteriormente conocido como Upserve) ofrece un modo de entrenamiento donde puedes mostrar a un nuevo miembro del personal de servicio cómo funciona su dispositivo sin riesgo, ya que las acciones tomadas en este modo no se procesarán ni se compartirán externamente.

Pero la tecnología no es lo único en lo que tu personal necesita ser entrenado. La comunicación con los huéspedes es igualmente importante.

Y en cuanto a las habilidades de comunicación, es recomendable elaborar una detallada política de atención al cliente y luego capacitar a cada empleado en cómo abordar cada situación descrita en ella.

Veamos el ejemplo de política de reservas de nuestra primera sección para entender cómo funciona esto.

Fuente: Tablein

Por ejemplo, si un cliente se queda más de dos horas, puedes capacitar a tus camareros para actuar y resolver la situación ofreciéndoles a estos clientes una bebida de cortesía en el bar, por ejemplo.

Esto debería motivarlos a liberar la mesa sin resentimientos.

Como puedes ver, hay varias formas en que tu personal puede influir en la velocidad del servicio, y todas requieren un poco de entrenamiento.

Así que piensa en la capacitación como una inversión que en última instancia hará que tu servicio sea más eficiente.

Aprovechar los menús con códigos QR

Ya hemos hablado sobre cómo puedes programar, capacitar y desplegar a tu personal de sala para aumentar la velocidad del servicio.

Pero, ¿y si hubiera una forma de lograr lo mismo reduciendo la participación de los camareros en la experiencia gastronómica?

Bueno, gracias a los menús con códigos QR, esto se ha convertido recientemente en una posibilidad real.

Los restaurantes de hoy pueden asociarse con proveedores de software que ofrecen sistemas de menús en línea con códigos QR que permiten a los clientes ver el menú, hacer pedidos e incluso pagar usando sus teléfonos.

La configuración es bastante sencilla. Todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta para tu restaurante e ingresar la información relevante.

Si estás trabajando con una herramienta como Menuflow, la empresa te enviará un conjunto de tarjetas con un código QR personalizado que los clientes pueden tocar o escanear con su teléfono para acceder al menú.

Fuente: Menuflowen YouTube

Una vez allí, los clientes pueden seleccionar los platos que desean, y el pedido será transmitido al bar y a la cocina.

El camarero solo necesita llevar el pedido a la mesa, reduciendo significativamente su carga de trabajo.

Y dado que este software se integra con el software de punto de venta (POS), el cliente también puede pagar y dejar una propina antes de salir del restaurante.

Fuente: Menuflow

De esta manera, los clientes no tienen que esperar a que les traigan el menú, esperar nuevamente a que un camarero tome su pedido y lleve los platos a su mesa, y luego esperar de nuevo para solicitar y pagar su cuenta.

Se ahorra mucho tiempo gracias a esto. Menuflow, específicamente, afirma que los restaurantes pueden ahorrar en promedio 15 minutos por cubierto porque el servicio se acelera significativamente.

En una configuración normal, los clientes deben esperar al camarero varias veces. Con un menú QR multifuncional, estas acciones se vuelven instantáneas, lo que aumenta significativamente la velocidad del servicio.

Conclusión

La velocidad del servicio en tu restaurante gira principalmente en torno a la eficiencia de tu personal, especialmente en el frente de la casa.

Para acelerarlo, deberás capacitarlos para que realicen su mejor trabajo asegurando un flujo fluido de clientes, optimizando el horario de tu personal y mejorando tu servicio con un excelente software de restaurante.

Recuerda, tu personal es el responsable de la calidad y rapidez de tu servicio, pero solo tú, como propietario, puedes prepararlos para el éxito.