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La Gestión Tricky de Reservas de Grupos: Problemas y Soluciones

Tablein Team
Tablein Team
28-nov-2023 14:16:07
Historia del cliente

Moon Club, República Checa

Moon Club es tanto un salón como un restaurante. Ofrecemos muchos eventos, por lo que las reservas son comunes en nuestro negocio. Sin embargo, gestionar las reservas grupales siempre fue un dolor de cabeza para nosotros. Tratar con reservas grupales es complicado para muchos negocios debido a la organización adicional involucrada y tener que atender a muchas personas, a veces con diversas solicitudes especiales, bajo una reserva.

El Desafío

Complicaciones en torno a la Gestión de Reservas de Grupos

  • Moon Club es un lugar amplio donde las personas suelen comenzar con una cena y terminar en nuestro salón con una fiesta. Por lo tanto, recibimos muchas reservas anticipadas, especialmente para grupos grandes de amigos y ocasiones especiales. Desafortunadamente, la organización interna (en lo que respecta a los grupos) era deficiente, principalmente porque no teníamos herramientas para ayudarnos a gestionar estas grandes reservas, y como resultado, la información relacionada con las reservas era un desastre.
  • Aceptar reservas por teléfono, Facebook y correos electrónicos era una tarea que consumía mucho tiempo, incómoda (en ocasiones) y propensa a errores. Tomar mal un nombre por teléfono podía causar vergüenza al momento de verificar al cliente, o se podían cometer errores al copiar la información de un lugar a otro.
  • Frecuentemente, surge la necesidad de realizar cambios en una reserva grupal, ya sea en cuanto al número de personas, hora o preferencias alimentarias. Intentar hacer estos cambios en un cuaderno y hacer que sean visibles para el personal en todo el lugar era complicado, consumía mucho tiempo y, una vez más, estaba expuesto a errores.
  • Cuando organizamos eventos, es natural que las personas responsables de cada evento no siempre estén presentes. Podemos responder a la llamada en cualquier momento, pero no siempre tenemos nuestro diario de reservas con nosotros. Esto hacía imposible registrar una nueva reserva grupal o realizar cambios en las reservas existentes si no teníamos nuestro calendario con nosotros.
La Solución

Sistema de Reservas en Línea para Mesas

Necesitábamos encontrar un sistema de gestión de reservas altamente funcional. La decisión de cambiar todos nuestros cuadernos y programas informáticos ineficientes por un sistema de reservas avanzado estaba clara. Probamos algunas de las herramientas más conocidas del mundo y encontramos que Tablein cumplía mejor nuestras expectativas.
 
El Resultado

Gestión eficiente de nuestras reservas grupales que nos ahorró mucho tiempo y dolores de cabeza.

  • Desde que implementamos Tablein, podemos gestionar y adaptar las reservas grupales de manera rápida, fluida y precisa. Este sistema nos permite aceptar todas las reservas en línea, dejando poco margen para errores del personal.
  • Las reservas grupales se realizan automáticamente por parte del cliente en línea, lo que facilita mucho su gestión. Nuestro local es amplio y la carga de trabajo es alta, por lo que es muy conveniente poder gestionar todo el flujo de la noche y prepararnos adecuadamente.
  • La información sobre las reservas está disponible en línea, por lo que cuando hay un cambio de turno, cualquier miembro responsable del equipo puede ver y modificar los detalles de la reserva (anotar cualquier cambio en la hora de llegada, número de personas, preferencias alimentarias u otra información específica).
  • Además, tener la capacidad de ver el calendario completo de reservas (para el lugar y el mes siguiente) nos permite gestionar al equipo de manera más eficiente y construir un horario de trabajo óptimo en consecuencia.
  • Siempre tenemos acceso a nuestro calendario en tiempo real, ya que nuestro perfil en el sistema Tablein es accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier parte del mundo.
  • Además, podemos aceptar fácilmente reservas grupales hasta con tres meses de anticipación. Antes esto era realmente complicado para nosotros.
Consejos

Consejos principales del Moon Club

  • Aprovecha al máximo todas las funciones de Tablein. Permitimos reservas en línea automáticas para grupos de hasta 8 personas. En caso de que haya más personas que deseen reservar una mesa, les pedimos que nos contacten directamente. Luego, completamos toda la información de la reserva (para más de 8 personas) directamente en nuestro calendario de Tablein de todos modos. ¡No olvides hacer esto! Es muy conveniente tener todas las reservas de tu equipo en un solo lugar.
  • Si el grupo es más grande, puedes pedir pagos anticipados para asegurar la reserva. Esto se puede ejecutar fácilmente a través del sistema Tablein en el momento de la reserva.
  • Solicita a los huéspedes que completen el formulario de reserva más detallado en línea. ¡Es muy conveniente tener información adicional de antemano! Para nosotros, encontramos especialmente útiles las secciones de "propósito de la visita" (cena, cócteles o ambos) y "duración deseada de la estadía" (de 1 hora hasta toda la noche).

¿La experiencia en Moon Club te resulta familiar? Comienza a organizar reservas grupales de forma fluida y sin errores al implementar el avanzado sistema de Tablein en la gestión de tu restaurante.
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