La reserva es un elemento común en la gestión del flujo en diversos tipos de negocios. Sin embargo, lograr un control fluido requiere de una herramienta en línea conveniente.
A la hora de elegir un sistema de reservas, cada negocio debería pensar siempre fuera de lo común. Es posible que no exista un sistema de reservas específico creado para tu área de especialización, pero uno de otro campo podría funcionar perfectamente para ti. Los testimonios de clientes de Tablein pueden servir como un ejemplo revelador.
10 Características del Sistema de Reservas que son Críticamente Atractivas para Diversos Negocios
Al principio, aclaremos por qué las empresas están integrando los sistemas de reservas en su gestión empresarial. ¿Cuáles son los requisitos clave para esta herramienta? Y, ¿qué características definen una gestión avanzada de reservas?
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- Reservas precisas en tiempo real. El sistema de reservas no es igual que uno de solicitud. Por lo tanto, todas las fechas disponibles, horarios y opciones específicas deben estar claramente visibles en el calendario de reservas, y las reservas deben ser confirmadas al instante. Esta función automática es extremadamente conveniente tanto para el cliente como para el proveedor de servicios.
- Gestión de canales que ahorra tiempo. Una de las tareas más consumidoras de tiempo, confusas y complicadas es gestionar las reservas provenientes de diferentes canales de negocios (sitios web, redes sociales, aplicaciones). Por lo tanto, cada sistema de reservas debe ser capaz de recibir las reservas de todos esos canales y sincronizarlas en un solo calendario. Aquí está la clave simple para una gestión fluida y eliminar el riesgo de sobre reservas.
- Informes claros. El calendario de reservas, las tasas de ocupación, la frecuencia según el tiempo (días/horas) u ofertas especiales, los estados de pago, los ingresos y todos los datos relevantes deben generarse de forma inmediata y explícita. Preferiblemente, con solo un clic.
- Gestión fluida de reservas grupales. Muchas empresas informan sobre los problemas que surgen al gestionar reservas grupales. Afortunadamente, los sistemas de reserva en línea permiten gestionar las reservas de manera eficiente, ahorrar tiempo y eliminar el riesgo de errores.
- Activando promociones especiales y descuentos. Independientemente del ámbito empresarial, siempre hay descuentos y promociones presentes. Un sistema de reservas que permita mostrarlos de manera flexible siempre es deseable.
- Comunicación automática. Ninguno de los sistemas de reserva puede ser valorado si la herramienta todavía requiere trabajo manual adicional. Toda comunicación de ida y vuelta con los clientes debe ser automatizada: ya sea una confirmación de reserva, un recordatorio o una solicitud de comentarios. Es una forma de ahorrar tiempo y conveniente al gestionar no solo las reservas, sino también el negocio en general.
- Gestión conveniente de datos de clientes. Los datos de cada reserva deben poder ser visualizados fácilmente, y los requisitos de privacidad deben mantenerse altos y seguros. Además, los datos deben ser fácilmente accesibles para todos los miembros del personal responsable (extremadamente importante si el negocio opera en turnos).
- Gestión eficiente del flujo de trabajo. Cuando el negocio está relacionado con el servicio al cliente, es extremadamente importante anticipar el flujo de espera y su intensidad. Esto ayuda a gestionar el flujo de trabajo, predecir el número necesario de empleados y ordenar la cantidad necesaria de productos.
- Pagos en un solo clic. Las opciones de pago flexibles son beneficiosas por varias razones. Ayudan a evitar ausencias, permiten anticipar el flujo garantizado y simplifican la contabilidad. Ningún cliente debe venir físicamente al lugar para realizar un pago. ¡Es una herramienta que ahorra tiempo para los empleados del negocio! En caso de una situación de fuerza mayor, el dinero se puede reembolsar al huésped con solo un clic. Además, sin importar el país donde se utilice el sistema de reservas, todos los pagos deben manejarse en la moneda local; por lo tanto, la opción debe estar disponible.
- Gestión multilingüe. Cada empresa desea que el sistema de reservas se adapte a su lengua materna, por lo que la elección de idiomas es fundamental. Además, debe estar disponible la opción de cambiar fácilmente a un idioma extranjero para ser accesible para los clientes internacionales.
HISTORIAS DE CLIENTES
¿Cómo Tablein cumple con todas las expectativas de un sistema de reservas deseado?
Tablein fue creado específicamente para restaurantes pequeños. Sin embargo, todas las funciones mencionadas anteriormente están en pleno funcionamiento, por lo que la herramienta puede adaptarse fácilmente a otras áreas de negocios también.
Con el objetivo de ampliar la perspectiva de adaptabilidad flexible, presentamos diversos negocios de todo el mundo que han elegido el sistema Tablein para gestionar sus reservas.
Origami Studio: Café de Origami para Niños, Hong Kong, China.
Uno de los estudios de origami más destacados para niños en Hong Kong ha elegido el sistema de reservas Tablein para su gestión de reservas. Su principal objetivo era controlar sin problemas las reservas de clases de origami, talleres, citas de juego y fiestas. Ahora se pueden reservar 4 veces los días de semana y 5 los fines de semana, hasta 30 días en el futuro, a través de la reserva en línea. Origami Kids Café destaca positivamente no solo por la gestión organizada de reservas, sino también por el botón "Reservar ahora" extremadamente eficiente en Facebook, vinculado al sistema Tablein también.
Estudio de Cerámica: Mátzalo, Sofía, Bulgaria.
El estudio de cerámica en Sofía está en tendencia. Las personas se reúnen allí para pasar un rato creativo mientras diseñan piezas de arcilla artísticas bajo supervisión profesional. Las reservas anticipadas son esenciales aquí, por lo que optar por Tablein para Mátzalo fue crucial tanto para la gestión de reservas como para el negocio en general. Ahora, como el flujo se puede prever, el estudio de cerámica puede prepararse adecuadamente con elementos y materiales para siempre tener la mejor selección de opciones. Es imperativo tanto para una reserva pequeña como para una grupal. La gestión de estas últimas, ya sea para cumpleaños, actividades de team building, baby showers o clases individuales, permite llevar el negocio de manera fluida y organizada. Especialmente si hay cambios en el tamaño del grupo, el horario o la fecha. Si ocurren cambios, los clientes pueden realizarlos fácilmente en línea y estas modificaciones se reflejan de inmediato en el calendario del estudio. Esto ahorra tiempo, ya que ya no es necesario responder llamadas o responder correos electrónicos. También es muy conveniente el campo de solicitudes especiales. Si los clientes ingresan preferencias al hacer la reserva, el estudio de cerámica tiene tiempo para preparar y cumplir con ellas de manera adecuada.
Alquiler de tumbonas: Kaluna Beach Club, Tenerife, España.
Este exclusivo club de playa en Tenerife, con vistas panorámicas al océano Atlántico, ha elegido el sistema Tablein para sus reservas de tumbonas. El sistema se utiliza no solo para seleccionar fechas, sino también para opciones específicas (tumbonas VIP, cabañas y áreas VIP con jacuzzi) y pagos anticipados fáciles con diversas opciones de pago. Un lugar ocupado y deseable ofrece la oportunidad de ser reservado no solo por los lugareños, sino también por extranjeros que solo están planeando sus vacaciones en Tenerife.
Si alguna de las tumbonas o cabañas es ocupada por alguien que llega sin reserva, los miembros del personal pueden bloquear esta opción en el sistema de forma manual. A medida que el calendario se actualiza de inmediato, refleja la situación en tiempo real para los clientes en línea.
Alquiler de carruajes: The Tea Terrace, Londres, Reino Unido
La hora del té por la tarde es una experiencia clásica e idílica en el auténtico ritual británico. Cuanto más se promete una experiencia auténtica, más atractiva se vuelve. The Tea Terrace es extremadamente famoso por su experiencia vintage. Aquí se invita a los huéspedes a sentarse no solo junto a mesas regulares, sino también en encantadores coches estilo Cenicienta. El uso del sistema Tablein permitió aumentar las reservas en línea para estos últimos. En el momento de la reserva, que se puede hacer las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier lugar del mundo y confirmarse al instante, se ofrece a los huéspedes elegir una merienda de cuento de hadas en una de las cuatro ubicaciones de The Tea Terrace en el Reino Unido (London Victoria Street, London Oxford Street, Guildford y Cobham).
Este lugar aprovechó muchas funciones de Tablein: estableció el tiempo fijo de uso (1 hora y 15 minutos) y un número máximo de personas (hasta seis). También se optó por la tarifa de uso, que debe pagarse por adelantado en el momento de la reserva. Además, utilizaron la opción de realizar una encuesta tan útil en el mismo momento de la reserva (por ejemplo, ¿Sabías de The Tea Terrace antes de leer sobre nuestros coches de Cenicienta? ¿Alguna vez has visitado The Tea Terrace anteriormente?). Además, Tablein permitió la gestión fluida de lugares que operan en diferentes ubicaciones. Sin necesidad de presencia física, los propietarios pueden observar el calendario de todos los sitios y supervisar su flujo de trabajo desde cualquier ubicación.
Experiencia temática de cócteles: Una experiencia temática de cócteles en Edimburgo, Reino Unido.
La empresa, que ofrece eventos temáticos de experiencias de cócteles, ha elegido el sistema Tablein para la gestión completa de sus reservas. Inspirado en cuentos de hadas, libros y famosas series de televisión, es la única forma de entretenimiento de este tipo en Edimburgo, por lo que su popularidad es evidente. El sistema de reservas permite realizar automáticamente reservas individuales y grupales para diferentes tipos de experiencias de cócteles en fechas, horarios y ubicaciones específicas.
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