Gestión complicada de reservas de grupo: problemas y soluciones

Tablein Academia
Historia del cliente

Moon Club, República Checa

Moon Club es tanto un salón como un restaurante. Ofrecemos muchos eventos, por lo que las reservas son comunes en nuestro negocio. Sin embargo, gestionar las reservas de grupo siempre fue un dolor de cabeza para nosotros. Tratar con reservas grupales es complicado para muchas empresas debido a la organización adicional involucrada y a tener que atender a muchas personas, a veces con muchas solicitudes especiales diferentes, bajo una sola reserva.

El problema

Complicaciones que rodean la gestión de reservas de grupo

  • Moon Club es un gran lugar donde las personas a menudo comienzan con la cena y terminan en nuestro salón con una fiesta. Por lo tanto, tenemos muchas reservas anticipadas, especialmente para grandes grupos de amigos y ocasiones especiales. Desafortunadamente, la organización interna (cuando se trataba de grupos) era deficiente, principalmente porque no teníamos herramientas para ayudarnos a gestionar estas grandes reservas, y como tal, la información relacionada con las reservas era un desastre.
  • Aceptar reservas por teléfono, Facebook y correos electrónicos fue lento, incómodo (a veces) y propenso a errores. Tomar un nombre incorrectamente por teléfono puede causar vergüenza al registrar al cliente, o se pueden cometer errores al copiar información de un lugar a otro.
  • Muy a menudo existe la necesidad de realizar cambios en una reserva de grupo, ya sea el número de personas, el tiempo o las preferencias alimentarias. Intentar hacer estos cambios en un cuaderno y hacerlos ver por el personal en todo el lugar fue complicado, tomó mucho tiempo y, nuevamente, corría el riesgo de cometer errores.
  • Cuando organizamos eventos, es natural que las personas responsables de cada evento no siempre estén en el lugar. Podemos responder la llamada en cualquier momento, pero no siempre tenemos nuestro diario de reservas con nosotros. Esto hizo imposible registrar una nueva reserva de grupo, o hacer cambios a las reservas existentes, si no teníamos nuestro calendario con nosotros.
La solución

Sistema de reserva de mesa en línea

Necesitábamos encontrar un sistema de gestión de reservas altamente funcional. La decisión de que todos nuestros cuadernos y programas de computadora ineficientes deberían intercambiarse en lugar de un sistema de reserva avanzado fue clara. Probamos algunas de las herramientas más conocidas del mundo y descubrimos que Tablein Cumplió nuestras expectativas lo mejor.
El Resultado

Gestión sin problemas de nuestras reservas grupales que nos ahorraron mucho tiempo y dolores de cabeza

  • Desde la implementación Tablein, podemos gestionar y adaptar reservas de grupo de forma rápida, fluida y precisa. Este sistema nos permite aceptar todas las reservas en línea, dejando poco espacio para los errores del personal.
  • Las reservas grupales son realizadas automáticamente por el cliente en línea, por lo que ahora son muy fáciles de administrar. Nuestro lugar es grande y la carga de trabajo es alta, por lo que es muy conveniente poder administrar todo el flujo de trabajo de la noche y prepararse adecuadamente.
  • La información sobre las reservas está disponible en línea, por lo que cuando hay un cambio de turno, cualquier miembro responsable del equipo puede ver y cambiar los detalles de la reserva (anote cualquier cambio sobre su hora de llegada, número de personas que asisten, preferencias de alimentos o cualquier otra información específica )
  • Además, poder ver el calendario completo de reservaciones (para el lugar y el mes siguiente) nos permite administrar el equipo de manera más eficiente y construir un horario de trabajo óptimo en consecuencia.
  • Siempre podemos acceder a nuestro calendario en tiempo real, como nuestro perfil en el Tablein El sistema es accesible las 24 horas, los 7 días de la semana, desde cualquier parte del mundo.
  • También podemos aceptar fácilmente reservas de grupo con hasta tres meses de anticipación. Esto fue realmente complicado para nosotros antes.
Consejos

Los mejores consejos de Moon Club

  • Intenta usar todos los Tablein características al máximo. Permitimos reservas automáticas en línea para grupos de hasta 8 personas. En el caso de un mayor número de personas que desean reservar una mesa, les pedimos que nos contacten directamente. Luego completamos toda la información de la reserva (para más de 8 personas) directamente a nuestro Tablein calendario de todos modos. ¡No te olvides de hacer esto! Es muy conveniente tener todas las reservas para todo su equipo en un solo lugar.
  • Si el grupo es más grande, puede solicitar pagos por adelantado para garantizar la reserva. Esto se puede ejecutar fácilmente a través de Tablein sistema en el momento de la reserva.
  • Solicite a los invitados que completen el formulario de reserva más detallado en línea. ¡Es muy conveniente que tenga información adicional por adelantado! Para nosotros, encontramos las secciones sobre "propósito de la visita" (cena, cócteles o ambos) y la "duración deseada de la estadía" (desde 1 hora hasta toda la noche) particularmente útiles.

La experiencia de Moon Club te suena familiar? Comience a organizar reservas de grupo sin problemas y sin errores implementación avanzado Tablein sistema en la gestión de su restaurante.

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